1. Responsable de traitement
Dans le cadre du service GAIA, l'établissement de santé client agit en qualité de responsable de traitement ; l'éditeur de GAIA agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, dans les conditions fixées par le contrat et l'accord de traitement (DPA) conclus entre les parties.
Éditeur (sous-traitant) : Avis2sante · Contact : contact@gaiapilot.fr
2. Données traitées
- Données de compte des utilisateurs gestionnaires (identité professionnelle, identifiants, journal de connexion) ;
- Données des contacts appelés (nom, numéro de téléphone, rattachement à un service) ;
- Contenu des appels nécessaires à la mission : enregistrement audio, transcription, résumé et statut ;
- Données techniques de fonctionnement et de sécurité (journaux d'audit horodatés).
3. Finalités et base légale
Les données sont traitées pour fournir le service (passer et recevoir les appels, qualifier et tracer les missions), assurer la sécurité et répondre aux obligations légales. La base légale est l'exécution du contrat conclu avec l'établissement client et, le cas échéant, son intérêt légitime à organiser ses appels. Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires.
4. Hébergement et localisation
Les données sont hébergées en France sur une infrastructure certifiée HDS en France (Microsoft Azure, région France Centre) et ne quittent pas l'Union européenne. Les traitements IA sont opérés en France ; les données restent dans l'Union européenne et sont cloisonnées par établissement (isolation multi-tenant).
5. Durées de conservation
Dans le cadre de l'usage de GAIA PILOT, le Client peut être amené à intégrer dans l'application des données des contacts ainsi que des données des utilisateurs (genre, nom, prénom, téléphone et mail). Ces données demeurent la propriété exclusive du Client. Avis2sante s'interdit toute exploitation de ces données en dehors du traitement nécessaire pour fournir les services en objet.
Les Parties ne conservent pas les données à caractère personnel plus longtemps que ce qui est nécessaire à la ou les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Elles mettent en place des mesures techniques ou organisationnelles appropriées pour garantir le respect de cette obligation, notamment l'effacement ou l'anonymisation des données et de toutes leurs sauvegardes à la fin de la période de conservation.
À l'échéance de l'Accord, le sous-traitant :
- Restituera les données des contacts et des utilisateurs (genre, nom, prénom, téléphone et mail) dans un format lisible, exploitable et documenté, sans appliquer de frais supplémentaires et sans en garder copie, et les détruira. La restitution sera réalisée dans un délai de deux mois, à partir de la demande du responsable de traitement.
- Détruira les données des échanges (fichier audio, résumé, transcription, date et heure de programmation et exécution des appels, nom de la personne ayant programmé l'appel, les notes et les descriptions). La destruction sera réalisée dans un délai d'un mois, à partir de la demande du responsable de traitement, sauf si une obligation juridique ou réglementaire ou une injonction judiciaire ou administrative empêche le sous-traitant de le faire ou l'oblige à conserver les copies desdites données. Le sous-traitant sera réputé les avoir détruites et il dégagera le Client de toute responsabilité pouvant faire suite à un mésusage des données, sauf si le sous-traitant démontre que ce mésusage a pour origine la propre négligence du Client.
Le dossier médical et sa conservation longue durée relèvent du système d'information de l'établissement, et non de GAIA.
6. Destinataires et sous-traitants ultérieurs
Les données sont accessibles aux seuls personnels habilités de l'établissement client et de l'éditeur, dans la stricte limite de leurs fonctions. La liste des sous-traitants ultérieurs (téléphonie, infrastructure) est tenue à jour et disponible sur demande.
7. Vos droits
Conformément au RGPD, les personnes concernées disposent des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Ces droits s'exercent auprès de l'établissement responsable de traitement, ou via contact@gaiapilot.fr.
Délégué à la protection des données (DPO) : dpo@avis2sante.fr.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
8. Cookies
Le site vitrine n'utilise pas de cookies publicitaires ni de traceurs de profilage.
9. Démonstration et formulaire de contact avec utilisation de l'intelligence artificielle
La démonstration est réalisée par GAIA, un agent vocal utilisant des technologies d'intelligence artificielle. Les informations que vous nous communiquez servent uniquement à organiser et réaliser cette démonstration. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'IA, ne sont pas revendues et ne font l'objet d'aucune exploitation commerciale en dehors du traitement de votre demande.
Données collectées
- Nom ;
- Prénom ;
- Numéro de téléphone ;
- Adresse e-mail ;
- Date et heure de la demande ;
- Données techniques liées à la vérification OTP ;
- Les enregistrements des appels ;
- Consentement à être contacté(e).
Finalités
Les données sont utilisées uniquement pour :
- envoyer un code OTP par SMS ;
- vérifier l'identité du demandeur avant la démonstration ;
- permettre à GAIA ou à un membre de l'équipe de contacter le visiteur ;
- réaliser la démonstration demandée ;
- assurer le suivi de la demande ;
- améliorer la qualité du service.
Base légale
- exécution de mesures précontractuelles à la demande de la personne (la démonstration) ;
- intérêt légitime pour assurer le fonctionnement et la sécurité du service ;
- consentement lorsque celui-ci est requis.
Enregistrements des appels
Les appels peuvent être enregistrés pour améliorer le service rendu. Seuls les membres de l'équipe GAIA Pilot et leurs sous-traitants peuvent y accéder.
Durée de conservation
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. À ce titre :
- les coordonnées transmises dans le cadre d'une demande de démonstration sont conservées pendant une durée maximale de 12 mois à compter du dernier contact ;
- les enregistrements des appels sont conservés pendant une durée maximale de 6 mois afin d'améliorer la qualité du service et d'assurer le suivi des demandes formulées lors de la démonstration ;
- les codes de vérification (OTP) sont supprimés automatiquement dès leur utilisation ou à leur expiration ;
- les données peuvent être supprimées avant ces échéances à la demande de la personne concernée, sous réserve des obligations légales applicables, en écrivant à dpo@avis2sante.fr.
Aucune utilisation pour entraîner des IA
Les données personnelles et les éventuels enregistrements d'appels ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle et ne sont pas cédés à des tiers à cette fin.
Absence de vente des données
GAIA Pilot ne vend, ne loue et ne commercialise aucune donnée personnelle.