1. LES DEUX RÔLES D'AVIS2SANTE
AVIS2SANTE agit en qualité de sous-traitant lorsqu'elle traite, pour le compte d'un établissement de santé client, les données des utilisateurs et des contacts de cet établissement. L'établissement est alors responsable de traitement : il décide qui est appelé, à quel sujet et à quel moment. Les conditions de ces traitements sont fixées par les Conditions générales de service et par l'Accord relatif au traitement des données à caractère personnel (DPA). Elles peuvent aussi être fixées par des clauses particulières signées avec l'établissement.
AVIS2SANTE agit en qualité de responsable de traitement pour les traitements qu'elle décide elle-même :
- la gestion des demandes de contact et de démonstration reçues depuis gaiapilot.fr ;
- le suivi commercial, les devis, la facturation et la comptabilité ;
- l'assistance ;
- la sécurité du service et ses journaux techniques ;
- la défense de ses droits.
Ces traitements sont décrits aux articles 9 et 10.
Éditeur : AVIS2SANTE, BURO 419, 419 avenue de l'Europe, 83140 Six-Fours-les-Plages. Contact : contact@gaiapilot.fr. Délégué à la protection des données : dpo@avis2sante.fr.
2. À QUI S'APPLIQUE CETTE POLITIQUE
- aux utilisateurs habilités par un établissement de santé client ;
- aux professionnels de santé appelés ou contactés au moyen du service ;
- aux personnes qui appellent un numéro de téléphone géré par le service pour le compte d'un établissement ;
- aux visiteurs du site gaiapilot.fr, y compris des pages d'information des établissements ;
- aux personnes qui demandent une démonstration.
Elle ne se substitue pas à l'information que l'établissement de santé, responsable de traitement, doit délivrer lui-même aux personnes qu'il fait appeler.
3. DONNÉES TRAITÉES
- données de compte des utilisateurs habilités : civilité, nom et prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, rôle et habilitations, journal de connexion et traces d'activité ;
- données des contacts appelés : civilité, nom et prénom, numéro de téléphone, adresse électronique, rattachement à un service, à un métier ou à une spécialité ;
- contenu de l'appel nécessaire à la mission : enregistrement audio, transcription, résumé et statut ;
- contenu des appels entrants reçus sur un numéro géré par le service : enregistrement audio et statut ;
- contenu des SMS envoyés au contact et des messages échangés dans le fil de discussion ouvert par le lien reçu ;
- disponibilité déclarée, notes et informations complémentaires renseignées par l'établissement ;
- date, heure et durée des appels, date de programmation, nom de la personne ayant programmé l'appel ;
- données d'identification de l'établissement : nom, description et notes ;
- données techniques de fonctionnement et de sécurité : journaux d'audit horodatés.
Vos coordonnées nous sont transmises par l'établissement qui vous fait appeler.
Le service ne traite pas de dossier médical ni de donnée de santé de patient. Il ne requiert aucune donnée de santé et n'en sollicite aucune au cours de l'appel : l'agent vocal ne demande jamais le motif d'un refus ou d'une indisponibilité. Une personne appelée peut mentionner spontanément une information sur sa propre santé. Cette information est alors traitée avec les mêmes mesures de sécurité que le reste de la conversation. Elle est effacée dans les délais indiqués à l'article 6.
4. FINALITÉS ET BASE LÉGALE
Les données sont traitées pour fournir le service :
- créer et suivre les missions ;
- passer et recevoir les appels ;
- envoyer les SMS et ouvrir le fil de discussion ;
- restituer l'enregistrement, la transcription, le résumé et le statut de chaque appel ;
- sécuriser les accès ;
- répondre aux obligations légales.
Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.
Des personnes habilitées de l'équipe d'AVIS2SANTE relisent des conversations, au téléphone comme dans le fil de discussion. Elles le font pour détecter et corriger les défauts de l'agent vocal.
Une personne appelée peut recevoir trois sortes de SMS :
- un SMS d'information envoyé au nom de l'établissement, qui annonce ou rappelle les appels de GAIA. Il renvoie vers la page d'information de l'établissement, à l'adresse gaiapilot.fr/i/ suivie de son numéro FINESS. Cette page explique comment s'opposer aux appels ;
- un SMS envoyé quand l'agent vocal n'a pas pu la joindre, par exemple quand il tombe sur un répondeur. Il contient un lien vers un fil de discussion pour répondre par écrit ;
- un SMS qui la prévient que la mission proposée a été pourvue.
Pour les appels passés aux personnes appelées, la base légale est l'intérêt légitime de l'établissement. Il doit trouver vite des remplaçants pour assurer la continuité des soins. Il doit aussi pouvoir vérifier ce qui a été proposé et ce qui a été répondu. Cette base légale est fixée par l'établissement, responsable de traitement. Un établissement public peut retenir à la place sa mission d'intérêt public.
Les données de compte des utilisateurs habilités sont traitées pour l'intérêt légitime de l'établissement à donner à ses équipes un accès sécurisé.
Les traitements dont AVIS2SANTE est responsable et leurs bases juridiques sont décrits aux articles 9 et 10.
5. HÉBERGEMENT ET LOCALISATION
Les données sont hébergées en France, région Azure France Centre, chez Microsoft Ireland Operations Limited, hébergeur certifié Hébergeur de Données de Santé. AVIS2SANTE n'est pas elle-même certifiée HDS. Le service ne traite pas de donnée de santé de patient : cette certification n'est pas requise pour cet usage.
Les traitements d'intelligence artificielle nécessaires à l'appel sont réalisés sur des ressources déployées en France, région France Centre. Il s'agit de la reconnaissance de la parole, de la génération des réponses et de la synthèse vocale. Les contenus traités ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles.
Microsoft surveille les abus sur son service de modèle de langage. Ses systèmes peuvent signaler certains échanges. Seuls ces échanges signalés peuvent être relus par des employés de Microsoft, situés dans l'Espace économique européen.
Les données sont cloisonnées par établissement. Elles ne font l'objet d'aucun transfert hors de l'Espace économique européen.
6. DURÉES DE CONSERVATION
Les durées ci-dessous sont celles appliquées dans le service. Elles restent sous les durées recommandées par la CNIL pour l'enregistrement des appels : six mois pour l'audio, un an pour la transcription. Les effacements sont faits automatiquement, chaque nuit.
| Donnée | Durée de conservation |
|---|---|
| Enregistrement audio de l'appel | 7 jours après l'appel |
| Transcription et résumé de l'appel, messages du fil de discussion, coordonnées rattachées à l'appel | 30 jours après l'appel |
| Coordonnées de la personne ayant commandé l'appel | 30 jours après la création de la mission |
| Ligne de l'appel : personne appelée, réponse, date, durée, coût | 12 mois, puis suppression de la ligne |
| Contacts de l'établissement | tant que l'établissement les garde, au plus jusqu'à la fin du contrat |
| Missions et réponses des contacts | durée du contrat, puis suppression selon l'article 13 du DPA |
| Contacts et étiquettes supprimés par l'établissement | 30 jours en corbeille, puis suppression définitive |
| Journal d'activité et journaux d'audit | 12 mois |
| Données de compte des utilisateurs | durée du contrat, puis suppression selon l'article 13 du DPA. Un compte sans connexion depuis 2 ans est supprimé, après trois courriels : 30 jours avant, 7 jours avant et le jour même. La preuve d'acceptation des textes est gardée après la suppression du compte, jusqu'à 5 ans après la fin du contrat |
| Copies de sauvegarde | écrasées par la rotation des sauvegardes, au plus tard 35 jours après la suppression |
À la fin du contrat conclu avec l'établissement client, les données traitées pour son compte sont restituées puis détruites ou seulement détruites. Les conditions sont fixées à l'article 13 de l'Accord relatif au traitement des données à caractère personnel :
- restitution dans un délai de deux mois à compter de la demande ;
- destruction des données des échanges dans un délai d'un mois ;
- suppression d'office à défaut de demande dans les trois mois suivant la fin du contrat.
Le dossier médical et sa conservation longue durée relèvent du système d'information de l'établissement et non de GAIA.
7. DESTINATAIRES ET SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS
Les données sont accessibles aux seuls personnels habilités de l'établissement client et d'AVIS2SANTE, dans la stricte limite de leurs fonctions.
Les sous-traitants ultérieurs intervenant sur les données traitées pour le compte des établissements clients sont :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Microsoft Ireland Operations Limited (Azure) | hébergement de l'application et des données, traitements d'intelligence artificielle (reconnaissance et synthèse vocale, modèle de langage) | France (région France Centre) |
| Manifone | acheminement des appels téléphoniques | France |
| SMSMODE | envoi des messages SMS | France |
| OVH | envoi des courriels aux utilisateurs | France |
Pour les traitements dont AVIS2SANTE est responsable (demandes de contact, démonstrations, suivi commercial, assistance), les prestataires suivants interviennent :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| OVH | hébergement de notre outil de suivi commercial : fiche du prospect, transcription et compte rendu des appels de démonstration | France |
| OVH | envoi et réception des courriels, dont ceux de contact, d'assistance et de démonstration | France |
| SMSMODE | envoi du code de vérification par SMS | France |
Ces listes sont tenues à jour. Toute modification est portée à la connaissance des établissements clients avant sa mise en œuvre, dans les conditions prévues par le DPA ou par les clauses particulières signées avec eux.
8. VOS DROITS
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Vous pouvez retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Lorsque vos données sont traitées par AVIS2SANTE pour le compte d'un établissement de santé, ces droits s'exercent auprès de cet établissement, responsable de traitement. Une demande adressée à AVIS2SANTE est transmise à l'établissement concerné ou orientée vers lui.
Pour les traitements dont AVIS2SANTE est responsable (articles 9 et 10), les demandes sont adressées au délégué à la protection des données, à dpo@avis2sante.fr. Elles peuvent aussi être envoyées par courrier à AVIS2SANTE, DPO, BURO 419, 419 avenue de l'Europe, 83140 Six-Fours-les-Plages. AVIS2SANTE répond dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas vous en êtes informé. Un justificatif d'identité peut être demandé lorsque cela est nécessaire et proportionné.
Toute personne appelée peut s'opposer à tout moment à être appelée de nouveau. Elle peut le dire pendant l'appel, l'écrire dans le fil de discussion ouvert par le lien reçu par SMS ou écrire à l'établissement qui la fait appeler. La page d'information de l'établissement indique comment le joindre.
Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
9. DEMANDES DE CONTACT ET DÉMONSTRATION
La démonstration est réalisée par GAIA, un agent vocal utilisant des technologies d'intelligence artificielle. Vous la demandez sur le site et GAIA vous appelle.
Les informations que vous nous communiquez servent uniquement à organiser et réaliser cette démonstration et à suivre votre demande. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, ne sont pas revendues et ne font l'objet d'aucune exploitation commerciale en dehors du traitement de votre demande.
9.1 Données collectées
- nom et prénom ;
- numéro de téléphone ;
- adresse électronique ;
- objet de la demande (démonstration, contact, tarif) et message ;
- date et heure de la demande ;
- adresse IP et agent utilisateur du navigateur, pour la sécurité du formulaire et la lutte contre les envois automatisés ;
- données techniques liées à la vérification par code à usage unique ;
- enregistrement, transcription et compte rendu de l'appel de démonstration ;
- consentement à être contacté.
Le nom, le prénom, le téléphone, l'adresse électronique et le consentement sont obligatoires. Sans eux, nous ne pouvons pas traiter la demande. Le message est obligatoire pour une demande de contact. Le formulaire de démonstration n'en demande pas.
9.2 Finalités
Les données sont utilisées uniquement pour :
- envoyer un code de vérification par SMS ;
- vérifier l'identité du demandeur avant la démonstration ;
- permettre à GAIA ou à un membre de l'équipe de contacter le visiteur ;
- réaliser la démonstration demandée ;
- assurer le suivi de la demande ;
- analyser la qualité de l'appel de démonstration, dans la seule mesure nécessaire pour corriger les défauts de notre agent vocal.
9.3 Base légale
- votre consentement, recueilli sur le formulaire, pour l'appel passé par notre agent vocal et pour son enregistrement ;
- l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, pour l'organisation et le suivi de la démonstration ;
- notre intérêt légitime à assurer la sécurité du formulaire et à prévenir les envois automatisés, pour les données techniques.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en écrivant à dpo@avis2sante.fr.
9.4 Enregistrement des appels
L'appel de démonstration est toujours enregistré et transcrit. Sa transcription et son compte rendu sont rattachés à une fiche dans notre outil de suivi commercial. Notre équipe en est prévenue par courriel. Ce courriel peut contenir la transcription et le compte rendu. L'enregistrement audio, lui, n'est copié dans aucun autre outil et reste sur nos serveurs. Seules les personnes habilitées de l'équipe AVIS2SANTE y ont accès. Les durées de conservation figurent à l'article 9.5.
9.5 Durées de conservation
- les coordonnées transmises sur le site pour une demande de démonstration ou de contact sont conservées 3 ans après la demande, puis supprimées automatiquement ;
- l'enregistrement audio de l'appel de démonstration est supprimé 7 jours après l'appel, comme tous les appels du service ;
- la fiche de suivi commercial, avec la transcription et le compte rendu de l'appel de démonstration, est conservée 3 ans à compter du dernier échange. Les courriels reçus par notre équipe suivent la même durée ;
- les codes de vérification ne sont pas conservés en clair. Ils ne servent plus après leur expiration et sont supprimés avec la demande ;
- les données peuvent être supprimées avant ces échéances à la demande de la personne concernée, sous réserve des obligations légales applicables. Il suffit d'écrire à dpo@avis2sante.fr.
9.6 Aucune utilisation pour entraîner des modèles
Les données personnelles et les enregistrements d'appels ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle et ne sont pas cédés à des tiers à cette fin.
9.7 Absence de vente des données
AVIS2SANTE ne vend, ne loue et ne commercialise aucune donnée personnelle.
10. AUTRES TRAITEMENTS DONT AVIS2SANTE EST RESPONSABLE
| Traitement | Données | Base légale | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Relation commerciale, devis et contrats | identité et coordonnées professionnelles des interlocuteurs de l'établissement, échanges | intérêt légitime d'AVIS2SANTE à gérer, organiser et suivre la relation ou obligation légale | durée de la relation, puis 5 ans (délai de prescription) |
| Facturation et comptabilité | factures, règlements, coordonnées de facturation | obligation légale | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice |
| Assistance et suivi des incidents | identité et coordonnées du demandeur, contenu de la demande | intérêt légitime d'AVIS2SANTE à assister ses clients | 3 ans après la clôture de la demande |
| Sécurité du service et journaux techniques | identifiants de connexion, adresses IP, traces techniques | intérêt légitime à protéger le service | 12 mois |
| Preuves d'acceptation des textes | adresse électronique et rôle de la personne qui accepte, date, version acceptée, adresse IP tronquée | intérêt légitime d'AVIS2SANTE à prouver l'acceptation des textes | durée du contrat, puis 5 ans |
| Défense des droits d'AVIS2SANTE | éléments nécessaires à un litige | intérêt légitime | durée de la procédure et des voies de recours |
Ces traitements s'exercent sous la responsabilité d'AVIS2SANTE. Les droits s'exercent auprès du délégué à la protection des données, dans les conditions de l'article 8.
11. COOKIES ET STOCKAGE LOCAL
Le site gaiapilot.fr et l'application ne déposent aucun cookie publicitaire, aucune mesure d'audience et aucun traceur. Aucun bandeau de consentement n'est donc affiché.
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12. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE
La présente politique peut être modifiée en cas d'évolution du service, des traitements, des sous-traitants, des mesures de sécurité ou de la réglementation. La version en vigueur est publiée sur gaiapilot.fr, avec son numéro de version et sa date. Une nouvelle version est annoncée par courriel aux responsables des établissements clients, 30 jours, 7 jours et 1 jour avant son entrée en vigueur. Il appartient aux établissements d'en informer les personnes concernées lorsque cette obligation leur incombe.