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Contrat

Conditions générales de service GAIA

Version 1.0, en vigueur au 12 novembre 2026.

Les présentes conditions s'appliquent aux contrats conclus à compter de cette date. Pour les contrats en cours, elles s'appliquent dès leur acceptation par un Responsable du Client, dans les conditions de l'article 23. À défaut, elles s'appliquent à leur date d'entrée en vigueur si le Client continue d'utiliser le Service. Lorsque des clauses particulières ont été signées entre AVIS2SANTE et le Client, ces clauses particulières prévalent sur les présentes en cas de divergence.

1. IDENTIFICATION DE L'ÉDITEUR

Le service GAIA PILOT (ci-après le "Service") est édité et exploité par :

AVIS2SANTE, société par actions simplifiée au capital de 105 583 euros, dont le siège social est BURO 419, 419 avenue de l'Europe, 83140 Six-Fours-les-Plages, France. R.C.S. de Toulon n° 817 779 796, SIRET 817 779 796 00025, TVA intracommunautaire FR74817779796 (ci-après "AVIS2SANTE").

Les coordonnées complètes de l'éditeur, de la directrice de la publication, de l'hébergeur et de l'assureur figurent dans les Mentions légales. Elles sont accessibles depuis l'application et depuis le site gaiapilot.fr.

2. OBJET ET CHAMP D'APPLICATION

Les présentes Conditions générales de service (ci-après les "CGS") définissent les conditions dans lesquelles un établissement de santé peut accéder au Service et l'utiliser.

Elles s'appliquent à tout Client qui dispose d'un accès au Service, ainsi qu'à chaque Utilisateur qu'il habilite.

L'accès au Service et son utilisation sont subordonnés à l'acceptation des présentes CGS et du DPA, dans les conditions de l'article 23.

Les conditions financières sont définies dans le devis ou le document contractuel accepté par le Client. Elles comprennent notamment les prix, les modalités de facturation, la durée, le renouvellement et la résiliation. Les CGS et les conditions financières constituent deux documents contractuels distincts.

Les visiteurs du site gaiapilot.fr et les personnes qui utilisent sa démonstration n'acceptent pas les présentes CGS. Leur usage du site relève des Mentions légales et des articles 9 et 10 de la Politique de confidentialité.

3. DÉFINITIONS

Pour l'application des présentes CGS, les termes suivants ont la signification ci-après :

"Service" désigne la plateforme GAIA PILOT, ses interfaces, fonctionnalités, logiciels et services associés, y compris l'agent vocal. Il comprend l'application, accessible à l'adresse app.gaiapilot.fr, le site gaiapilot.fr et les pages d'information des établissements publiées sur ce site.

"Client" désigne l'établissement de santé ou la structure qui souscrit au Service.

"Utilisateur" désigne toute personne physique habilitée par le Client à accéder au Service au moyen d'un compte nominatif.

"Responsable" désigne un Utilisateur qui a le rôle de gestionnaire ou d'administrateur dans le Service. Il agit au nom du Client pour accepter les CGS et le DPA.

"Contact" désigne toute personne que le Client fait appeler ou contacter au moyen du Service, notamment un professionnel de santé susceptible d'assurer une vacation. Le mot désigne aussi toute personne qui appelle un numéro de téléphone géré par le Service pour le compte du Client.

"Mission" désigne une demande créée par le Client dans le Service, à laquelle sont rattachés un ou plusieurs Contacts et les appels correspondants.

"Agent vocal" désigne le programme qui conduit la conversation téléphonique au moyen de technologies d'intelligence artificielle.

"DPA" désigne l'Accord relatif au traitement des données à caractère personnel conclu entre le Client, responsable de traitement, et AVIS2SANTE, sous-traitant.

"Document contractuel" désigne le devis, le contrat de vente et tout autre document accepté par le Client. Il fixe notamment les conditions financières, le niveau de service et le plafond de responsabilité.

4. PRÉSENTATION DU SERVICE

GAIA est un service d'appels téléphoniques conduits par un agent vocal pour le compte du Client. Il sert notamment à joindre des professionnels de santé pour leur proposer des vacations et recueillir leur réponse.

Le Service permet notamment :

GAIA n'est ni un logiciel de gestion des ressources humaines, ni un logiciel de planification, ni un dossier médical, ni un système d'archivage.

Le Service ne traite pas de dossier médical ni de donnée de santé de patient. Il ne requiert aucune donnée de santé et n'en sollicite aucune au cours de l'appel : l'agent vocal ne demande jamais le motif d'un refus ou d'une indisponibilité. Une personne appelée peut mentionner spontanément une information sur sa propre santé. Cette information est alors traitée avec les mêmes mesures de sécurité que le reste de la conversation. Elle est effacée dans les délais indiqués dans la Politique de confidentialité.

L'agent vocal ne prend aucune décision médicale et ne délivre aucun conseil médical. Il ne remplace pas un échange humain lorsque celui-ci est nécessaire.

Les fonctionnalités proposées peuvent évoluer dans le temps.

5. LICENCE D'UTILISATION

La souscription au Service ouvre au Client un droit d'utilisation personnel, non exclusif, non cessible et non transférable de la plateforme GAIA PILOT. Ce droit est conforme à sa destination et vaut pour la durée du contrat.

La licence d'établissement permet de bénéficier d'un nombre de comptes utilisateurs illimité.

Aucun droit de propriété intellectuelle n'est transféré au Client au titre du contrat.

6. CRÉATION ET GESTION DES COMPTES

Les comptes des Utilisateurs sont créés par AVIS2SANTE ou par un Utilisateur disposant des droits d'administration, à la demande du Client.

Chaque compte est nominatif et strictement personnel. Le partage d'un compte entre plusieurs personnes est interdit.

L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses moyens d'authentification. Il informe sans délai AVIS2SANTE de toute utilisation non autorisée de son compte.

Le Client détermine et tient à jour les habilitations de ses Utilisateurs. Il retire l'accès de toute personne qui n'a plus à en disposer.

Le Client peut demander à tout moment la désactivation de comptes utilisateurs, par courriel à support@gaiapilot.fr. La désactivation est effectuée dans un délai de deux (2) jours ouvrés. La seule demande de désactivation de comptes ne vaut pas résiliation du contrat.

Un compte sans connexion depuis deux (2) ans est supprimé. Son titulaire en est prévenu par courriel 30 jours avant, 7 jours avant et le jour même. Le dernier Responsable actif du Client n'est jamais supprimé de cette façon.

7. UTILISATION DU SERVICE ET RESPONSABILITÉ DU CLIENT SUR LES APPELS

Le Client détermine qui est appelé, à quel sujet et à quel moment. Il déclenche les appels sous sa seule responsabilité.

Le Client garantit qu'il dispose du droit de contacter les personnes qu'il renseigne dans le Service et que les coordonnées transmises sont exactes et à jour.

Avant la première campagne d'appels, le Client informe par écrit les personnes qu'il fera appeler. Cette information indique l'identité de l'établissement responsable, le fait que les appels sont passés par un agent vocal automatisé et qu'ils sont enregistrés et transcrits. Elle indique aussi les finalités poursuivies, la base légale retenue, les durées de conservation, l'origine des coordonnées et les destinataires. Elle indique enfin le droit de s'opposer à ces appels et le moyen concret de l'exercer. AVIS2SANTE met à disposition du Client un modèle de note d'information.

Les appels passés au moyen du Service ont pour objet l'organisation des soins et des vacations. Ils ne constituent pas de la prospection commerciale. Les règles du démarchage téléphonique des consommateurs ne leur sont donc pas applicables. Cela vise notamment le dispositif d'opposition Bloctel et les jours et horaires fixés par le décret du 13 octobre 2022. Le Client s'assure que cette qualification correspond bien à l'usage qu'il fait du Service.

En revanche, toute personne appelée peut s'opposer à tout moment à être appelée de nouveau. Le Client informe les personnes de ce droit avant la première campagne, traite leurs demandes sans délai et met ses listes à jour en conséquence.

Le Service ne peut pas être utilisé à des fins de prospection commerciale, de sondage, de recouvrement, ni pour toute campagne étrangère à l'organisation des soins et des vacations. Il ne peut pas non plus être utilisé à des fins illicites ou frauduleuses, ni pour diffuser des informations fausses, trompeuses ou contraires à l'ordre public.

8. ANNONCE EN DÉBUT D'APPEL ET ENREGISTREMENT

Le présent article applique l'article 50 du règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle. Toute personne qui échange avec l'agent, au téléphone ou dans le fil de discussion, est informée qu'elle s'adresse à un système automatisé. AVIS2SANTE, fournisseur de l'agent vocal, garantit que cette mention est prononcée au début de chaque appel et qu'elle ne peut pas être supprimée par le paramétrage du Client. Interrogé sur sa nature, l'agent vocal répond clairement qu'il n'est pas une personne physique.

L'agent vocal indique en début d'appel qu'il s'agit d'un appel automatisé passé pour le compte de l'établissement et que l'appel est enregistré.

Les appels sont enregistrés et transcrits pour permettre au Client de vérifier la réponse obtenue, d'assurer la traçabilité de la mission et de maintenir la qualité du Service. Le Client demeure responsable de l'information des personnes concernées et du respect des conditions applicables à l'enregistrement.

Le Contact peut demander à mettre fin à l'appel à tout moment.

9. OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client s'engage à :

10. PRÉREQUIS TECHNIQUES

L'accès et le bon fonctionnement du Service supposent le respect par le Client des prérequis suivants :

Le Client est seul responsable de la conformité et du bon état de son matériel et de son environnement informatique. Cela comprend le système d'exploitation, les navigateurs et la connexion internet. Il lui appartient de souscrire un accès à internet auprès d'un fournisseur tiers et de maintenir son environnement technique en état de fonctionnement.

Le Client est également responsable de la mise en œuvre et du maintien de ses propres dispositifs de sécurité informatique. AVIS2SANTE ne saurait être tenue responsable d'un dysfonctionnement, d'un blocage ou d'une perte de données résultant d'un manquement du Client à ces obligations.

11. INTERDICTIONS TECHNIQUES ET PROTECTION DE LA PLATEFORME

Sont notamment interdits :

AVIS2SANTE peut mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires à la protection du Service, notamment des limitations de débit et des blocages.

12. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

L'ensemble des éléments constituant le Service demeure la propriété intellectuelle pleine et exclusive d'AVIS2SANTE. Cela vise notamment son architecture, son code source, ses algorithmes, ses modèles d'intelligence artificielle et ses prompts. Cela vise aussi les études de faisabilité, les développements, la documentation, les méthodes, le savoir-faire et les interfaces.

Le Client s'interdit de reproduire, copier, décompiler, désassembler, modifier, traduire, adapter, altérer ou tenter de reconstituer le code source, les modèles ou tout autre élément du Service. Toute violation peut entraîner la suspension immédiate de l'accès, sans préjudice des actions qu'AVIS2SANTE serait en droit d'engager.

Les données renseignées par le Client et celles produites par les appels réalisés pour son compte demeurent sa propriété exclusive. AVIS2SANTE s'interdit toute exploitation de ces données en dehors du traitement nécessaire à la fourniture du Service.

13. CONFIDENTIALITÉ ET DROIT DE RÉFÉRENCE

Chaque partie s'engage à conserver strictement confidentielles toutes les informations échangées pour préparer, conclure et exécuter le contrat. Cela vaut pour les informations de toute nature : techniques, commerciales, financières, stratégiques ou personnelles. Ces informations incluent notamment les données relatives au Service, à son architecture, à ses algorithmes, à ses modèles d'intelligence artificielle et à ses procédures internes. Elles incluent aussi sa politique de sécurité, les documents commerciaux, les bases de données et les informations relatives aux salariés, vacataires ou partenaires du Client.

Les parties s'engagent réciproquement à :

Cette obligation reste en vigueur pendant toute la durée du contrat et pendant cinq (5) ans à compter de sa cessation, pour quelque cause que ce soit.

Par exception, les parties peuvent communiquer publiquement sur leur collaboration. Cette communication est faite dans un esprit de respect mutuel. Elle ne porte atteinte ni à l'image ni aux intérêts de l'autre partie. Elle ne divulgue aucune information confidentielle et se limite à la mention du partenariat. À ce titre, AVIS2SANTE peut citer le nom et le logo du Client comme référence, dans ses supports de communication institutionnelle, commerciale ou numérique. Le Client peut s'y opposer par écrit, en motivant son refus.

14. DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Pour les données de ses Utilisateurs et de ses Contacts traitées au moyen du Service, le Client agit en qualité de responsable de traitement. AVIS2SANTE agit en qualité de sous-traitant. Les conditions sont fixées par le DPA ou par les clauses particulières signées entre les parties.

Les traitements dont AVIS2SANTE est responsable, notamment la gestion de la relation commerciale, l'assistance et la sécurité du Service, sont décrits dans la Politique de confidentialité.

15. SÉCURITÉ ET HÉBERGEMENT

AVIS2SANTE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d'assurer un niveau de sécurité adapté aux risques, notamment :

Les données sont hébergées en France, région Azure France Centre, chez Microsoft Ireland Operations Limited, hébergeur certifié Hébergeur de Données de Santé. AVIS2SANTE n'est pas elle-même certifiée HDS. Le Service ne traite pas de donnée de santé de patient : cette certification n'est pas requise pour cet usage.

Aucun système informatique ni aucun service accessible sur internet ne pouvant être garanti totalement exempt de risque, AVIS2SANTE est tenue d'une obligation de moyens renforcée en matière de sécurité. Elle s'engage à mettre en œuvre les mesures appropriées pour prévenir les incidents. Lorsqu'un incident survient, elle s'engage à en limiter les conséquences et à rétablir le fonctionnement du Service dans les meilleurs délais.

Ces engagements concernent exclusivement le Service et ne dispensent pas le Client de mettre en œuvre ses propres mesures de sécurité interne.

16. DISPONIBILITÉ DU SERVICE

AVIS2SANTE met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service. La plateforme bénéficie d'une redondance et d'une supervision en continu.

Le taux de disponibilité mensuel garanti et les crédits de service associés à son non-respect figurent dans le document contractuel accepté par le Client.

La disponibilité du Service s'apprécie hors des cas suivants :

Le Service dépend de réseaux et de prestataires tiers, notamment de téléphonie et d'hébergement, dont AVIS2SANTE ne maîtrise pas les interruptions.

17. MAINTENANCE ET ÉVOLUTION DU SERVICE

AVIS2SANTE assure la maintenance corrective du Service. Les interventions sont classées selon le niveau de gravité du dysfonctionnement, chaque niveau étant associé à un délai d'intervention (GTI) et à un délai de rétablissement (GTR) :

NiveauDescriptionGTIGTR
Bloquantdysfonctionnement général empêchant tout accès au Service4 heures ouvrées1 jour ouvré
Majeurpanne affectant un module ou une fonctionnalité essentielle1 jour ouvré2 jours ouvrés
Mineurdysfonctionnement n'impactant pas significativement l'usage global2 jours ouvrés5 jours ouvrés

Ces délais s'appliquent aux signalements effectués pendant les horaires d'ouverture, du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00, par ticket adressé à l'assistance. Le Client est informé de la résolution par courriel. Le document contractuel accepté par le Client peut prévoir des délais différents.

AVIS2SANTE assure également la maintenance préventive et évolutive : prévention des vulnérabilités, anticipation de l'obsolescence des composants, ajout et amélioration de fonctionnalités.

Les opérations de maintenance préventive ou évolutive sont annoncées au Client par notification dans le Service ou par courriel. L'annonce est faite au moins deux (2) jours ouvrés avant l'interruption, sauf intervention urgente, notamment liée à la sécurité. AVIS2SANTE s'engage à ce que la durée d'indisponibilité pour maintenance n'excède pas quatre (4) heures et à programmer ces interventions, autant que possible, pendant les périodes de moindre activité.

AVIS2SANTE peut faire évoluer le Service, ajouter ou retirer des fonctionnalités. Une évolution substantielle est portée à la connaissance du Client.

18. ASSISTANCE

L'assistance est accessible à l'adresse support@gaiapilot.fr et depuis le Service, du lundi au vendredi.

Les modalités et les délais applicables figurent, le cas échéant, dans le document contractuel accepté par le Client. À défaut de délai convenu, l'assistance traite les demandes les jours ouvrés et apporte une première réponse sous 48 heures ouvrées.

19. RESPONSABILITÉ

AVIS2SANTE est tenue d'une obligation de moyens dans la fourniture du Service.

AVIS2SANTE ne saurait être tenue responsable :

Le Client vérifie la réponse obtenue avant d'engager une organisation qui en dépend. L'enregistrement et la transcription de chaque appel sont mis à sa disposition à cette fin. Ils le sont pendant les durées indiquées dans la Politique de confidentialité : 7 jours pour l'audio, 30 jours pour la transcription et le résumé. Ils sont ensuite effacés automatiquement.

20. FORCE MAJEURE

Aucune des parties ne peut être tenue responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure, au sens de l'article 1218 du code civil. Il s'agit de tout événement imprévisible, irrésistible et indépendant de la volonté des parties. Par exemple : un incendie, une explosion, une guerre, une grève, une pandémie, un acte de l'autorité publique ou une défaillance générale des réseaux de communications électroniques ou de l'hébergeur.

Les obligations affectées sont suspendues pendant la durée de l'événement, sans ouvrir droit à indemnité. La partie empêchée en informe l'autre sans délai et les parties se rapprochent pour en limiter les conséquences.

21. NON-SOLLICITATION DU PERSONNEL

Chaque partie s'interdit de solliciter ou de faire travailler, directement ou indirectement, tout salarié ou collaborateur de l'autre partie ayant participé à l'exécution du contrat. Une exception est possible avec l'accord écrit préalable de l'autre partie.

Cette interdiction s'applique pendant toute la durée du contrat et pendant douze (12) mois à compter de sa cessation. En cas de non-respect, la partie défaillante verse à l'autre une indemnité forfaitaire, à titre de clause pénale. Elle est égale à vingt-quatre (24) mois de la dernière rémunération brute mensuelle du salarié ou collaborateur concerné. Des dommages et intérêts complémentaires restent possibles en cas de préjudice supérieur dûment justifié.

22. SUSPENSION OU RESTRICTION D'ACCÈS

AVIS2SANTE peut suspendre ou restreindre l'accès au Service, en tout ou partie, dans les cas suivants :

Sauf urgence ou obligation contraire, le Client en est informé et invité à remédier au manquement.

23. ÉVOLUTION DES CGS

AVIS2SANTE peut modifier les présentes CGS, notamment pour tenir compte d'une évolution du Service ou de la réglementation.

Seuls les Responsables du Client acceptent les CGS, au nom du Client. Un Responsable accepte à sa connexion et doit accepter pour continuer à utiliser le Service. Le Responsable qui accepte déclare avoir le pouvoir d'engager le Client. Les autres Utilisateurs n'acceptent rien.

Une nouvelle version est annoncée par courriel aux Responsables 30 jours, 7 jours et 1 jour avant sa date d'entrée en vigueur. Dès sa publication, un Responsable qui se connecte doit accepter la nouvelle version. Les autres Utilisateurs gardent l'accès. Le Client qui refuse une modification substantielle peut mettre fin au contrat sans indemnité, par écrit, avant cette date.

À cette date, le Client qui n'a pas mis fin au contrat et continue d'utiliser le Service accepte la nouvelle version.

Le Client garde toujours au moins un Responsable actif.

La date et la version acceptées sont conservées et consultables depuis le compte.

Le même circuit s'applique au DPA, ainsi qu'à tout ajout ou remplacement d'un sous-traitant ultérieur.

24. FIN D'ACCÈS AU SERVICE

La fin du contrat entraîne la fermeture des accès à la date d'effet convenue, ainsi que la perte des numéros de téléphone dédiés exclusivement au Client.

En l'absence de tout usage du Service pendant douze (12) mois consécutifs, AVIS2SANTE peut désactiver la licence, après notification écrite.

AVIS2SANTE peut décider de cesser définitivement la fourniture du Service. Elle respecte alors un préavis minimum de trois (3) mois, pour permettre au Client de récupérer ses données et d'organiser sa transition. AVIS2SANTE met à sa disposition, sur demande écrite, un export standard des données dans un format couramment utilisé, dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification.

Un export des données est mis à disposition dans les trente (30) jours suivant la date d'effet. La restitution et la destruction suivent l'article 13 du DPA.

Il appartient au Client d'extraire les éléments qu'il doit conserver au titre de ses propres obligations. Il le fait avant la fin du contrat et avant les échéances de conservation propres à chaque catégorie de données.

Demeurent en vigueur après la fin du contrat les stipulations relatives à la confidentialité, à la propriété intellectuelle, à la non-sollicitation et à la protection des données.

25. NOTIFICATIONS

Sauf disposition particulière, toute notification au titre des présentes est effectuée par courrier recommandé avec accusé de réception et peut être doublée d'un envoi électronique aux adresses de contact contractuelles.

26. DISPOSITIONS DIVERSES

Si une stipulation des présentes CGS est jugée nulle ou inapplicable, les autres stipulations demeurent en vigueur.

Le fait pour AVIS2SANTE de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation.

Le Client ne peut céder le bénéfice des présentes sans l'accord écrit préalable d'AVIS2SANTE.

27. DROIT APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES LITIGES

Les présentes CGS sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties rechercheront une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de trente (30) jours, le litige sera porté devant le tribunal de commerce de Toulon. Cette compétence vaut même en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

Cette attribution de compétence ne s'applique pas lorsque la loi désigne impérativement une autre juridiction, notamment lorsque le Client est un établissement public de santé relevant de la juridiction administrative.